CRM یا Customer Relationship Management یک نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتری است. همانطور که می دانید در صنعت پزشکی، بیمارانی که به کلینیک های درمانی و یا به مطب پزشکان مراجعه می کنند به نوعی مشتریان آن‌ها محسوب می شوند. در نتیجه مدیریت مراجعه کنندگان، رضایت آن‌ها و انجام سریعتر کارها از اهمیت زیادی برخوردار است. چرا که مراجعه کنندگان علاوه بر تخصص دکتر به شیوه ارائه‌ی خدمات دهی و برخورد توجه ویژه‌ای دارند. همچنین در جواب سوال چرا CRM پزشکی باید بگوییم که استفاده از این نرم افزار مدیریت علاوه بر ایجاد رضایت در مشتریان می تواند سبب ساماندهی ارتباط داخلی مجموعه شود و از هدر رفتن وقت و هزینه جلوگیری کند.

لازم به ذکر است که پزشکان با استفاده از این نرم افزار می توانند در جهت بهبود روابط با مراجعه کنندگان خود بپردازند و به عنوان سیستمی کلیدی در کلینیک ها برای جذب مشتریان جدید به کار ببرند. این سیستم امکان یادآوری به مشتریان را فراهم کرده است تا نه تنها مشتریان سابق حفظ شوند، بلکه از طریق پنل تبلیغات و استفاده از بانک اطلاعاتی جامع آن، مشتریان جدیدی به این مراکز مراجعه کنند.

در ادامه این مطلب تصمیم داریم که به کاربردها و مزایای چرا CRM پزشکی بپردازیم و بگوییم که چه قابلیت هایی سبب می شود تا رضایت مراجعه کنندگان افزایش پیدا کند.

اهمیت crm پزشکی

یکی از افتخارات گروه نرم افزاری دانش بنیان پزشکیار باستانی طب ارائه نرم افزار مدیریت مطب و کلینیک های تخصصی  در سراسر کشور می باشد. می دانید که مدیریت کلینیک یا مطب ها در بسیاری از مواقع به دلیل مراجعه کنندگان زیاد کار آسانی نیست و این احتمال وجود دارد که هر مراجعه کننده قصد مراجعه مجدد نیز داشته باشد که این می‌ تواند مدیریت را تا حدی سخت کند و تنها راه افزایش درآمد، مراجعه مجدد می باشد.اما با استفاده از نرم افزار CRM پزشکی این چالش برای بسیاری از کلینیک و مطب ها حل است. چرا که این نرم افزار تمامی قابلیت های کاربردی لازم که یک کلینیک پزشکی برای مدیریت به آن نیاز دارد را، پشتیبانی می کند و به صورت اتوماتیک فالوآپ انجام می دهد.

همچنین از دیگر قابلیت های این نرم افزار تسریع زمان انجام کارهای مربوط به مراجعه کنندگان است که پزشک ها به راحتی و تنها با چند کلیک می توانند تمامی امور مربوط به مراجعه کنندگان خود را انجام دهند. در نتیجه هر چه زمان امور مربوط به مراجعه کنندگان کاهش پیدا کند، کیفیت و رضایت معاینه نیز بالاتر می رود. علاوه بر این نکته، پزشکان با انجام سریع‌ تر امور مراجعه کنندگان می‌ توانند مراجعه کننده بیشتری را ویزیت کنند.

فرآیند نوبت دهی

بنابراین می توان از کاربردهای مهم CRM پزشکی به بهبود شرایط نوبت دهی اشاره کرد. ممکن است مراجعه کنندگان نوبت خود را فراموش کنند و گاهی هزینه می کنند اما مراجعه نمی کنند. که باعث بی انگیزگی پزشک و تیم آن می شود. می توان با استفاده از ماژول نوبت دهی نرم افزار، اطلاعات بسیاری از مشتریان را همراه با تاریخ و ساعت نوبت دهی در آن ثبت کرد. با استفاده از این قابلیت نرم افزار crm دیگر هیچ اشتباهی در خصوص نوبت دهی و تداخل به وجود نمی آید. بعد از ثبت نوبت دهی، نرم افزار به صورت اتوماتیک از چند روز قبل پیامک یادآوری نوبت را برای مراجعه کننده ارسال می کند. همچنین در این نرم افزار یا همان نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتری می توان مراجعه کنندگان را براساس نوع درمان و یا خدمتشان ثبت کرد. و تجربه نشان داده  ۸۰ درصد نوبت ها کنسل نمی شود.

افزایش رضایت مراجعه کنندگان

یکی از کارهایی که کلینیک ها می بایست انجام دهند اطلاع رسانی و پیگیری درمان، مصرف دارو، یادآوری نوبت و یا آزمایش و پیگیری درمان تا به نتیجه رسیدن را دنبال کند و در زمان های مختلف به مراجعه کنندگان یادآوری و نظرخواهی کند. دیگر کاربری نرم افزار crm این است که می توان با آن تمامی امور مربوط به مراجعه کننده را نظم داد. از ویزیت و تجویز دارو گرفته تا نوبت دهی، همه این کارها را می توان با استفاده از این نرم افزار سازماندهی کرد. از آنجایی که با استفاده از این نرم افزار پزشکان زمان کمتری را صرف چنین مواردی می کنند می توانند زمان و دقت بیشتری را برای بررسی و تشخیص بیماری ها بگذارند.

هرچقدر یک مطب بتواند منظم تر و منسجم تر عمل کند میزان رضایت مراجعه کنندگان نیز افزایش یافته در نتیجه افراد در زمان بیماری پزشکی را انتخاب خواهند کرد که علاوه بر تخصص مورد نیاز، دردسر کمتری را برای مراجعه داشته باشد. با توجه کردن به قابلیت های CRM پزشکی می‌ توان نتیجه گرفت که کار منشی‌ های پزشکان نیز آسان‌ تر خواهد شد. بنابراین منشی‌ ها وقت بیشتری را می‌ توانند برای خدمت‌ رسانی به مراجعه کنندگان اختصاص دهند.

دریافت گزارشات مراجعه کنندگان

دریافت گزارشات مراجعه کنندگان نیز یکی دیگر از قابلیت های CRM پزشکی محسوب می شود که برای پزشکان و مدیران این امکان را فراهم می کند تا گزارشات مختلف را دریافت کنند. نحوه گزارشگیری در نرم افزار CRM  باستانی تنها با سه کلیک می باشد و بیش از ۵۰ مورد گزارش مختلف از پذیرش، پرونده، نوبت دهی، مالی و حسابداری، انبار و کالا و … در نرم افزار طراحی شده.پزشکان با استفاده از این نرم افزار می توانند تمامی آمار و ارقام مربوط به مطب خود را به‌ دست آورند. این اطلاعات می‌ تواند در خصوص تعداد مراجعه‌ی کل مراجعه کنندگان، تعداد مراجعه‌ی بیماران با بیماری خاص، میزان مراجعه در روزهای خاص، اطلاعات داروهای تجویز شده و به‌ طورکلی اطلاعات در خصوص هر چیز دیگری که در CRM ثبت می‌شود، باشد.

این گزارشات تنها با سه کلیک ساده قابل‌ دستیابی بوده و بنابراین برای پزشکان امکان بررسی آمار و ارقام به‌ راحتی مهیا می شود. پزشکان از این اطلاعات می‌ توانند، در زمینه‌ های مختلف استفاده کنند. همچنین مقایسه‌ی گزارشات در زمان‌های مختلف می‌تواند، به تصمیمات پزشکان در زمینه‌های گوناگون نیز کمک زیادی کند.

معرفی برخی از قابلیت های CRM پزشکی

به طور کلی قابلیت های نرم افزار CRM پزشکی به شرح زیر است:

• مدیریت مارکتینگ و تبلیغات
• ارسال پیامک های مشعوف سازی مانند : روز تولد، سالگرد ازدواج، خوش آمدگویی و نظرسنجی
• مشاهده و بررسی وضعیت بیماران و یادآوری های مهم
• بررسی تمامی تغییرات در وضعیت مراجعین به صورت لحظه ای
• هماهنگ کردن جلسات ملاقات با تعیین وقت
• مدیریت تماس های ورودی به پذیرش یا خروجی از تیم پزشکی و ارجاع آنها، همچنین مرتبط کردن این تماس ها به پرونده هر فرد با جزئیات کامل
• ارتباط موثر با مخاطبین، پیش از ورود، در حین حضور و پس از خروج از مرکز
• ارجاع پرونده های بیماران مختلف به تیم های پزشکی متفاوت و پیگیری آن
• تولید فرمهای مختلف پزشکی بصورت اتوماتیک و سیستمی
• برنامه ریزی و برگزاری کمپین های تخفیفی و تبلیغاتی برای جذب حداکثری بیماران و ارسال انبوه
• امکان مشاهده سوابق بیمار
• و …

لازم به ذکر است که این نرم افزار تحت وب است. تحت وب بودن به این معنی است که کاربران می توانند از این نرم افزار در هر مکان و زمانی به راحتی و تنها با کمک یک مرورگر از طریق اینترنت استفاده کنند. همچنین CRM پزشکی به صورت Local در سازمان مربوطه قابل نصب است که به همین علت حجم فضا، امنیت و سرعت آن نسبت به نرم افزار های ابری بالاتر است.